Zacznijmy od początku, czym właściwie jest analiza biznesowa?
Budowę systemu informatycznego, podobnie jak budowę domu, należy zacząć od planu, który pozwoli nam zdefiniować cel naszego projektu, oczekiwane rezultaty oraz wstępnie oszacować koszty i czas, który na niego poświęcimy. Do tego celu używamy analizy biznesowej, zajmującej się “określaniem potrzeb i rozwiązań problemów biznesowych”. Jest to jeden z najważniejszych kroków podejmowanych w realizacji projektów, również w środowiskach IT.
Dlaczego analiza biznesowa jest tak ważna?
Pierwszym etapem rozpoczynającym każdy projekt jest określenie celów biznesowych. W tym procesie powinni brać udział reprezentanci strony klienta oraz osoba zajmująca się analizą biznesową, czyli analityk.
Dzięki współpracy wszystkich interesariuszy, analityk jest w stanie zdefiniować procesy biznesowe, uzyskać ich akceptację, a następnie omówić możliwe rozwiązania z zespołem projektowym i przedstawić je klientom. Poprzez analizę każdej z potrzeb i odpowiednie ich udokumentowanie, obie strony projektu wiedzą jakie zadania mają wykonać i są w stanie oszacować czas potrzebny na ich zrealizowanie. Dlatego właśnie analiza biznesowa jest ważnym aspektem pracy na każdym projekcie.
Gdzie łatwo popełnić błąd?
W analizie biznesowej, jak i na innych etapach projektu, zdarzają się błędy. Najczęstszym z nich jest niepoprawne lub niekompletne określenie potrzeb biznesowych.
“Wykonanie systemu CRM” — jeśli tak brzmi jeden z postawionych celów biznesowych, istnieje duże ryzyko, że cała analiza okaże się błędna.
Jak temu zapobiec? Każdy analityk powinien zadawać dużo pytań, dzięki którym będzie w stanie lepiej opisać potrzeby danej firmy. Ponadto, dzięki wnikliwej analizie jest w stanie szczegółowo zdefiniować cele biznesowe.
Chcąc wdrożyć CRM warto zapytać: “Po co danej firmie system CRM? Co taki system zmieni? Co firma może dzięki niemu zyskać, a co może jej zaszkodzić?”
Kolejnym błędem, który często pojawia się już na etapie dokumentacji, jest przedstawianie gotowych rozwiązań przed zebraniem wszystkich wymagań klienta. Wielokrotnie zdarza się, że analityk zamiast skupić się na szczegółowym zdefiniowaniu celów biznesowych, proponuje klientowi gotowe rozwiązania problemów. Oczywiście podanie rozwiązań jest ważnym aspektem analizy biznesowej, ale powinno odbyć się dopiero na końcowym jej etapie (a nie na samym początku).
Niezwykle ważną kwestią podczas analizy biznesowej jest zrozumienie potrzeb klienta. Analityk powinien dokładnie poznać procesy biznesowe organizacji, aby uniknąć potencjalnych problemów i przygotować się na ryzyka, które mogą pojawić się w trakcie wdrożenia. Wszystkie zagadnienia powinny zostać szczegółowo wyjaśnione przez klienta, aby analityk mógł w pełni zrozumieć skąd się one biorą, do czego są potrzebne i czy nie kolidują z pozostałymi wymaganiami.
Podsumowanie
Analiza biznesowa jest ważną częścią pracy nad projektem, nie tylko na początkowych etapach, ale również i podczas wdrożenia. W trakcie analizy należy mieć na uwadze najczęściej popełniane błędy i skupić się na całkowitym zrozumieniu procesów biznesowych klienta.
W internecie można znaleźć sporo informacji oraz kursów dotyczących analizy biznesowej. Również Salesforce zapewnia możliwość szkolenia się w tym temacie, przygotowując Trailmix dostępny dla wszystkich użytkowników Trailheada.
